بانک و مؤسسات مالی
آرشیو پروندههای اعتباری، گردش مصوبات کمیته و انطباق با الزامات بانک مرکزی و ممیزی مالیاتی.
نرمافزار مدیریت اسناد و مکاتبات اداری (ECM)مدیریت اسناد و مکاتبات اداریپایدار
از زونکن کاغذی تا آرشیو دیجیتال هوشمند — یک پلتفرم بومی برای کل چرخه عمر سند
DMS بومی گیتی افروز با OCR فارسی، دبیرخانه الکترونیک، کارتابل چندلایه و امضای دیجیتال PKI — ساختهشده برای سازمانهایی که روزانه با هزاران نامه و سند سروکار دارند.
منطبق با ISO 15489OCR فارسی با دقت ۹۸٪پشتیبانی فارسی ۲۴/۷
مدیریت اسناد و مکاتبات اداری
DMS
Authentication
Authorization
Lifecycle
Integration
اعتماد بیش از ۱۸۰ سازمان فارسیزبان
۴ بانک و مؤسسه اعتباری۳ شرکت بیمه بزرگ۹ سازمان دولتی و شهرداری۲ هلدینگ نفت و پتروشیمی
+۲ میلیونسند آرشیو و پردازش روزانه روی پلتفرم ما
مسیر ارزشآفرینی
ما نه فقط دردهای شما را میفهمیم — برای رسیدن به آنچه که سازمان شما باید باشد، نقشه میسازیم.
GITA DMS یک پلتفرم بومی Enterprise Content Management است که کل چرخه عمر سند — از Capture و OCR فارسی تا Retention و Disposal منطبق با ISO 15489 — را پوشش میدهد. معماران ما در فاز Discovery، Taxonomy سازمان شما را با حداقل اختلال در فرآیندهای موجود طراحی میکنند.
Before
وضعیت رایج امروز
- 01
جستجوی یک نامه ۳ ساله، نیم روز کار دبیرخانه را میگیرد
هزینه پنهان: +۸ ساعت کاری از دسترفته در هفته برای هر کارمند دبیرخانه
- 02
هر نسخه از قرارداد در ۵ پوشه شبکه با اسم متفاوت ذخیره شده
هزینه پنهان: ریسک حقوقی استناد به نسخه اشتباه قرارداد
- 03
هیچکس نمیداند چه کسی فایل حساس را دانلود کرده
هزینه پنهان: رد شدن در ممیزی مالیاتی و انطباق سازمانی
- 04
گردش یک نامه اداری بین ۶ امضاکننده، ۳ هفته طول میکشد
هزینه پنهان: تأخیر در تصمیمگیری و نارضایتی اربابرجوع
After
با DMS
- 01
آرشیو دیجیتال با جستجوی متنکامل فارسی
قبلاً: زونکنهای فیزیکی در ۴ اتاق آرشیو
- 02
گردش نامه با امضای دیجیتال PKI و Time Stamp
قبلاً: نامهنگاری کاغذی با امضای فیزیکی
- 03
ثبت خودکار با شماره و QR در دبیرخانه الکترونیک
قبلاً: ثبت دستی شماره نامه در دفتر اندیکاتور
- 04
کارتابل چندلایه با اعلان لحظهای موبایل
قبلاً: ارسال کاغذ بین واحدها با پیک داخلی
معماری راهکار
معماری GITA DMS چگونه کار میکند — جریان داده زنده
هسته معماری بر سه لایه استوار است: لایه Capture (اسکنر، موبایل، ایمیل، FTP)، لایه Repository (Storage رمزنگاریشده با Indexing مبتنی بر Elasticsearch فارسی) و لایه Process (BPMN Engine برای دبیرخانه و کارتابل). هر سند با Hash منحصربهفرد، Audit Trail و Retention Policy مشخص ذخیره میشود.
جریان داده
ورودیها
Clients & Identities
هسته احراز
Gateway · Auth · Policy · Token
لایه داده
Identity Store · HSM · Directory
ممیزی و تلهمتری
Audit Pipeline · Kafka
اپلیکیشنها
Apps & Cloud
درخواست احراز هویت
ارزیابی سیاست
صدور توکن
گزارش ممیزی
همگامسازی داده
روی برچسبهای بالا کلیک کنید تا فقط یک نوع جریان داده فعال شود — یا روی هر نود حرکت کنید برای نمایش پررنگتر.
قابلیتهای محصول
قابلیتهایی که در عملیات روزمره دبیرخانه و آرشیو تفاوت میسازند
10 ماژول تخصصی یکپارچه و قابل توسعه — برای انتخاب هر قابلیت، روی آن کلیک کنید.
Capture
Document Capture و OCR فارسی
ورود سند از اسکنر، موبایل، ایمیل و FTP با OCR فارسی نیتیو.
موتور OCR ما مبتنی بر مدلهای اختصاصی Tesseract آموزشدیده روی متون فارسی است و دقت ۹۸٪ روی نامههای اداری چاپی و ۹۲٪ روی متون دستنویس فارسی دارد. اعداد فارسی، تاریخ شمسی، شماره نامه و مهر اداری بهصورت خودکار استخراج و بهعنوان متادیتا ذخیره میشوند.
نکات کلیدی
- OCR فارسی مبتنی بر Tesseract اختصاصی
- Capture از اسکنر TWAIN/ISIS، موبایل و ایمیل
- تشخیص خودکار نوع سند (Classification)
- استخراج متادیتا با Regex و ML
برای شماحذف ۸۵٪ مصرف کاغذ در دبیرخانه
موارد استفاده صنعتی
راهکار متناسب با صنعت شما
صنعت بیمه
مدیریت پرونده خسارت با OCR فارسی اسناد بیمارستانی، گردشکار ارزیابی و امضای دیجیتال صورتجلسه.
سازمانهای دولتی و شهرداری
دبیرخانه الکترونیک منطبق با ابلاغیههای فتا، گردش مکاتبات بیندستگاهی و آرشیو دائمی اسناد ملی.
شرکتهای حقوقی
مدیریت پروندههای موکلان، Legal Hold، eDiscovery و امضای دیجیتال قراردادها با اعتبار بلندمدت LTV.
نفت، گاز و پتروشیمی
آرشیو نقشههای فنی، گردش مصوبات HSE، مدیریت اسناد مناقصه و قراردادهای EPC با Retention چندساله.
سازمانهای درمانی
آرشیو پرونده الکترونیک بیمار، گردش جواب آزمایش با امضای دیجیتال پزشک و انطباق با حفاظت داده.
دانشگاهها و مراکز علمی
آرشیو پایاننامهها، گردش مصوبات شورای آموزشی، مدیریت پرونده دانشجو و مکاتبات بین دانشکدهای.
هلدینگها و گروههای صنعتی
دبیرخانه مرکزی هلدینگ با Tenant مجزا برای هر شرکت زیرمجموعه و گزارشگیری کنسولیده مدیرعامل.
یکپارچهسازی
با تمام سامانههای سازمان شما کار میکند
+۸۰ ادغام آماده، تأییدشده در محیط Production
سامانهای که نیاز دارید را پیدا نمیکنید؟ ادغام سفارشی درخواست دهیدفرآیند پیادهسازی
از تماس اول تا Production در ۴ فاز
نقشه راه شفاف از اولین تماس تا عملیات دائمی — هر مرحله با خروجی قابل اندازهگیری.
PHASE 01
ارزیابی و طراحی Taxonomy
۲ هفته
ممیزی آرشیو فعلی، طراحی Taxonomy سازمانی، Retention Schedule و نقشه راه مهاجرت.
سند Information Architecture
PHASE 02
پیادهسازی Pilot دبیرخانه
۳–۴ هفته
راهاندازی دبیرخانه الکترونیک، اتصال PKI، طراحی ۳ گردشکار حیاتی و آموزش دبیران.
دبیرخانه عملیاتی روی واحد پایلوت
PHASE 03
Migration آرشیو و گسترش
۶–۱۲ هفته
اسکن دستهای آرشیو موجود با OCR، طبقهبندی هوشمند و گسترش به سایر واحدها.
پوشش کامل سازمان
PHASE 04
عملیات و بهبود مستمر
دائمی
پشتیبانی ۲۴/۷، گزارشهای ماهانه استفاده و بهینهسازی گردشکارها بر اساس داده.
SLA تضمینشده ۹۹.۹٪
PHASE 01۲ هفته
ارزیابی و طراحی Taxonomy
ممیزی آرشیو فعلی، طراحی Taxonomy سازمانی، Retention Schedule و نقشه راه مهاجرت.
سند Information Architecture
PHASE 02۳–۴ هفته
پیادهسازی Pilot دبیرخانه
راهاندازی دبیرخانه الکترونیک، اتصال PKI، طراحی ۳ گردشکار حیاتی و آموزش دبیران.
دبیرخانه عملیاتی روی واحد پایلوت
PHASE 03۶–۱۲ هفته
Migration آرشیو و گسترش
اسکن دستهای آرشیو موجود با OCR، طبقهبندی هوشمند و گسترش به سایر واحدها.
پوشش کامل سازمان
PHASE 04دائمی
عملیات و بهبود مستمر
پشتیبانی ۲۴/۷، گزارشهای ماهانه استفاده و بهینهسازی گردشکارها بر اساس داده.
SLA تضمینشده ۹۹.۹٪
سوالات متداول فنی
سوالاتی که تیم فنی شما احتمالاً میپرسد
دقت OCR فارسی شما واقعاً چقدر است؟+
روی نامههای اداری چاپی استاندارد، دقت ۹۸٪ روی کاراکترها و ۹۵٪ روی کلمات گزارش میشود. روی متون دستنویس فارسی این عدد به ۹۲٪ کاهش مییابد. مدلهای ما اختصاصاً روی corpus نامههای اداری ایرانی آموزش دیدهاند و قابلیت Fine-tune برای فرمهای خاص سازمان شما نیز وجود دارد.
آیا با امضای دیجیتال مرکز ریشه دولتی ایران سازگار است؟+
بله، GITA DMS بهصورت رسمی به مرکز ریشه دولتی متصل میشود و توکنهای سختافزاری استاندارد (ePass، Aladdin eToken) را پشتیبانی میکند. امضاها در فرمت PKCS#7، CAdES و PAdES تولید میشوند و با Time Stamp از TSA معتبر همراهاند. قابلیت Long-Term Validation برای حفظ اعتبار امضا تا ۳۰ سال نیز فعال است.
Migration آرشیو کاغذی موجود ما چقدر طول میکشد؟+
بسته به حجم آرشیو متفاوت است. برای یک سازمان با ۵۰۰٬۰۰۰ برگ سند، تیم Capture ما با اسکنرهای صنعتی high-volume و OCR موازی، در حدود ۸ تا ۱۲ هفته کار را به پایان میرساند. این فرآیند با طبقهبندی هوشمند و استخراج خودکار متادیتا همراه است و موازی با راهاندازی سامانه انجام میشود.
آیا با SharePoint موجود ما همزیستی دارد؟+
بله. ما Connector دوطرفه با SharePoint 2019 و SharePoint Online داریم. میتوانید migration تدریجی انجام دهید یا برای همیشه در حالت همزیستی بمانید — اسناد در یک طرف ایجاد و در طرف دیگر قابل جستجو و دسترسی هستند. این رویکرد ریسک تغییر را به حداقل میرساند.
نحوه پشتیبانی از دبیرخانه چندسطحی (مرکزی، منطقهای، واحدی) چگونه است؟+
دبیرخانه چندسطحی بهصورت کامل پشتیبانی میشود. هر سطح اندیکاتور مستقل با Numbering Scheme اختصاصی دارد و گردش بین سطوح با Workflow قابل تنظیم انجام میشود. گزارشهای تجمیعی برای دبیرخانه مرکزی و گزارشهای مستقل برای واحدها همزمان در دسترس است.
Retention و امحای اسناد چگونه مدیریت میشود؟+
هر دسته سند یک Retention Schedule دارد — مثلاً اسناد مالیاتی ۱۰ سال، قراردادها ۲۰ سال بعد از انقضا. در پایان دوره، سند وارد چرخه Disposal میشود که نیاز به تأیید چندنفره (Records Manager + مالک سند + حقوقی) دارد. گزارش امحا برای ممیزی نگهداری میشود. Legal Hold برای پروندههای در دست رسیدگی، Disposal را معلق میکند.
eDiscovery و جستجوی حقوقی چه قابلیتهایی دارد؟+
ماژول eDiscovery به وکلا و تیم حقوقی اجازه میدهد روی کل Repository با عبارات پیچیده (Boolean، Proximity، Wildcard) جستجو کنند، نتایج را Tag و Review کنند و خروجی استاندارد EDRM-XML یا Concordance برای ارائه به دادگاه بگیرند. کل فرآیند Audit شده و قابل دفاع در محاکم است.
حجم Storage مورد نیاز چقدر است؟+
تخمین معمول: ۱۰۰٬۰۰۰ سند اداری معمولی حدود ۵۰۰ گیگابایت فضا نیاز دارد (شامل نسخههای متعدد، OCR و Thumbnail). ما از Storage Tiering استفاده میکنیم — اسناد پرتکرار روی SSD، اسناد قدیمی روی HDD یا Object Storage ارزانقیمت. Deduplication بلاکی نیز ۳۰ تا ۴۰٪ صرفهجویی بههمراه دارد.
استقرار On-Premise و Air-Gapped امکانپذیر است؟+
بله، تمام مولفهها روی Kubernetes یا VM داخلی قابل اجرا هستند. برای سازمانهای حاکمیتی و دفاعی، استقرار Air-Gapped بهصورت پیشفرض پیشنهاد میشود. هیچ اتصال خروجی به اینترنت نیاز نیست و بهروزرسانیها از طریق رسانه آفلاین انجام میشود.
زمان معمول پیادهسازی برای سازمان ۵۰۰ نفره چقدر است؟+
بر اساس تجربه ما، یک سازمان ۵۰۰ نفره با ۱۰ تا ۱۵ گردشکار اصلی و آرشیو متوسط، در ۱۲ تا ۱۶ هفته به Production میرسد. این شامل فاز Discovery و Taxonomy (۲ هفته)، Pilot دبیرخانه (۴ هفته)، Migration آرشیو (۶–۸ هفته) و تثبیت (۲ هفته) است. زمان دقیق در فاز ارزیابی تعیین میشود.
تماس مستقیم با تیم فنی
دموی اختصاصی DMS را رزرو کنید
۴۵ دقیقه با معمار ارشد ما صحبت کنید. سناریوی واقعی دبیرخانه و آرشیو سازمان شما را روی پلتفرم نمایش میدهیم. رایگان، بدون پرزنتیشن فروش، بدون تعهد.
فرم درخواست جلسه
مرحله ۱ از ۲