از دبیرخانه کاغذی و گردش دستی نامه به کارتابل یکپارچه و گردش‌کار دیجیتال — بدون اختلال در کار روزمره

GITA OA بر گردش زنده مکاتبات، کارتابل و گردش‌کار فرم‌ها تمرکز دارد؛ یعنی فرایندهای جاری سازمان. سامانه مدیریت اسناد بر بایگانی، نسخه‌بندی و چرخه عمر بلندمدت سند تمرکز دارد. این دو مکمل یکدیگرند: GITA OA از طریق پروتکل CMIS با GITA DMS یکپارچه می‌شود و هر نامه یا فرم نهایی‌شده به‌صورت خودکار در آرشیو DMS بایگانی می‌گردد. بسیاری از مشتریان هر دو محصول را با هم به‌کار می‌برند.

بله. امضای دیجیتال بر پایه زیرساخت کلید عمومی (PKI) و گواهی‌های معتبر مرکز صدور گواهی الکترونیکی کشور و توکن‌های سخت‌افزاری استاندارد کار می‌کند. هر امضا با مهر زمانی معتبر ثبت می‌شود و انکارناپذیری و اصالت سند را تضمین می‌کند. اصالت سند امضاشده حتی به‌صورت آفلاین و خارج از سامانه قابل راستی‌آزمایی است.

خیر، به توسعه‌دهنده نیازی نیست. فرم‌ساز کشیدنی و موتور گردش‌کار مبتنی بر BPMN در اختیار کارشناس اداری یا IT سازمان است. می‌توانید فرم را طراحی، مسیر تأیید را بر اساس چارت سازمانی، مبلغ یا نوع درخواست شرط‌گذاری و مراحل را موازی یا انشعابی تعریف کنید. برای فرایندهای پیچیده‌تر می‌توان از موتور فرایند سازمانی GITA BPMS نیز استفاده کرد که با همین کارتابل یکپارچه است.

ماژول صورتجلسات کل چرخه را پوشش می‌دهد: تنظیم دستورجلسه، دعوت اعضا، ثبت صورتجلسه، تصویب و امضای دیجیتال شرکت‌کنندگان و سپس واگذاری هر مصوبه به مسئول با مهلت و پیگیری اجرا. این ماژول با سامانه مدیریت جلسات GITA Meeting یکپارچه می‌شود تا برگزاری، حضور و غیاب و خروجی صورتجلسه به‌صورت خودکار به کارتابل مسئولان مصوبات منتقل شود.

ابزار مهاجرت ما اسناد اسکن‌شده را همراه با OCR فارسی نمایه‌سازی می‌کند و فراداده (شماره، تاریخ، فرستنده، موضوع) را از فایل‌های Excel یا سامانه قبلی می‌خواند. در پروژه‌های متداول، آرشیو چند ده‌هزار نامه‌ای در چند هفته به آرشیو الکترونیک منتقل و قابل جست‌وجوی تمام‌متن می‌شود. اولویت‌بندی معمولاً با اسناد فعال و حقوقی آغاز می‌شود.

بله. GITA OA به‌صورت کامل روی زیرساخت داخلی سازمان و حتی در شبکه‌های ایزوله و فاقد اینترنت قابل استقرار است. احراز هویت با Active Directory محلی، امضای دیجیتال با توکن سخت‌افزاری و آرشیو روی استوریج داخلی انجام می‌شود. این پیکربندی برای دستگاه‌های دولتی و سازمان‌های با الزامات امنیتی بالا متداول است.

کانکتورهای آماده برای پنجره ملی خدمات دولت هوشمند و سامانه تبادل نامه بین‌سازمانی (ECE) فراهم است. نامه‌های دریافتی از سامانه‌های بیرونی مستقیم وارد دبیرخانه و کارتابل می‌شوند و نامه‌های صادره از همان مسیر امن ارسال می‌گردند، بدون نیاز به ثبت دستی مجدد.

قابلیت نمایندگی (Delegation) به هر کاربر اجازه می‌دهد کارتابل خود را برای بازه مشخصی به فرد دیگری بسپارد. ارجاعات در آن بازه به کارتابل جانشین می‌روند و سابقه نمایندگی در Audit Trail ثبت می‌شود تا گردش نامه‌ها هرگز متوقف نشود. سطح اختیارات جانشین (مشاهده یا اقدام) نیز قابل تعیین است.

کارتابل به‌صورت عمدی ساده طراحی شده و یک کارمند معمولی در کمتر از یک ساعت کار با آن را یاد می‌گیرد. ما دوره حضوری مفصل برای کاربران دبیرخانه و مدیران سامانه و دوره کوتاه برای کاربران عمومی ارائه می‌دهیم. راهنمای تصویری و ویدئوهای کوتاه نیز داخل سامانه برای یادآوری در دسترس است.

دسترسی به مکاتبات بر پایه کنترل دسترسی نقش‌محور (RBAC) و سطح محرمانگی سند کنترل می‌شود. نامه‌های محرمانه فقط برای کاربران مجاز قابل مشاهده‌اند و هر مشاهده، ارجاع و دانلود در Audit Trail غیرقابل‌حذف ثبت می‌گردد. رمزنگاری AES-256 برای اسناد در سکون و TLS 1.3 برای انتقال نیز به‌صورت پیش‌فرض فعال است.